El CRM dental que no deja escapar a ningún paciente
Un CRM dental no es una agenda más bonita. Es el sistema que sabe de dónde vino cada paciente, qué se le presupuestó, cuándo dejó de venir y quién tiene que hablar con él mañana. Dentanexa hace eso, y además lo hace solo.
Qué es exactamente un CRM dental
CRM son las siglas de Customer Relationship Management: gestión de la relación con el cliente. Aplicado a una clínica dental, un CRM es el sistema que guarda y organiza todo lo que ocurre alrededor del paciente cuando no está sentado en el sillón: la primera consulta por WhatsApp, la llamada que nadie cogió, el presupuesto que se entregó y no se aceptó, la revisión que tocaba hace ocho meses.
La confusión habitual es pensar que el programa de gestión que ya tienes hace eso. Normalmente no lo hace. Un programa de gestión dental clásico está construido alrededor de la cita y el tratamiento. Sabe que Carmen Pérez vino el 14 de marzo y se le hizo una endodoncia. No sabe que Carmen escribió por WhatsApp hace tres semanas preguntando por un blanqueamiento y nadie le contestó.
Esa diferencia, que parece administrativa, es la que separa una clínica con la agenda llena de una con huecos.
El software de gestión responde a “qué le hicimos”. El CRM responde a “qué falta por hacer y quién lo hace”. Dentanexa responde a las dos.
Los cuatro sitios por donde se escapa el dinero
En casi todas las clínicas que revisamos, la fuga está en los mismos cuatro puntos.
1 · El contacto que no se atendió
Llamadas fuera de horario, mensajes de sábado, formularios de la web que llegan al correo de alguien que está de vacaciones. Cada uno era una primera visita.
2 · El presupuesto que se enfrió
Se entrega, el paciente dice que se lo piensa, y ahí muere. Sin seguimiento sistemático, la mayoría de presupuestos aceptables no vuelven nunca.
3 · La cita a la que no vinieron
El hueco no se rellena, el gabinete queda parado y el profesional cobra igual. Es el coste más medible y el más ignorado.
4 · El paciente que dejó de venir
No se fue enfadado: simplemente nadie le recordó la revisión. Es la bolsa más grande y la más barata de recuperar.
Un CRM que además trabaja solo
La mayoría de CRM te dicen qué tienes pendiente. El problema es que ese “pendiente” lo tiene que ejecutar alguien, y en recepción no sobra nadie.
Entra el contacto, por donde sea
WhatsApp, llamada, formulario web o mensaje en redes. El WhatsApp Agent y el Phone Agent responden en el momento, sean las once de la noche o un domingo, y crean la ficha del paciente sin que nadie teclee.
Se convierte en cita sin intermediarios
El agente consulta la agenda real en ese instante, propone los huecos que encajan con el tratamiento y confirma. No deja un aviso para que alguien llame mañana: cierra.
Toda la conversación va a la ficha
La historia clínica y el hilo de mensajes viven juntos. Cuando el paciente se sienta en el sillón, el profesional ve el tratamiento y también lo que preguntó por WhatsApp.
El seguimiento no depende de la memoria de nadie
El Calendar Agent se ocupa de los recordatorios, de rellenar los huecos que se liberan y de avisar cuando toca revisión. Los presupuestos sin respuesta y los pacientes inactivos entran solos en campañas de recuperación.
Qué mirar antes de contratar cualquier CRM dental
Sirve tanto si acabas eligiendo Dentanexa como si no.
¿Une la parte clínica con la comercial?
Si el CRM va por un lado y el programa de gestión por otro, alguien va a acabar copiando datos de una pantalla a otra. Ese alguien lo hará mal y lo hará poco. Busca una sola base de datos, no dos herramientas “integradas”.
¿Usa la API oficial de WhatsApp?
Muchas soluciones baratas automatizan WhatsApp con métodos no oficiales. Funcionan hasta que Meta bloquea el número de la clínica, normalmente en el peor momento. La API oficial de WhatsApp Business tiene coste, pero es la única que no te expone a eso.
¿Dónde están los datos y quién responde de ellos?
Estás manejando datos de salud. Pregunta en qué país están los servidores, si se firma contrato de encargado de tratamiento y si queda registro de quién accede a cada historia.
¿Cubre la facturación obligatoria?
Desde la entrada en vigor del reglamento, la facturación tiene que ser verificable. Si el CRM no lo contempla, vas a necesitar un programa más. Dentanexa incluye Verifactu de serie.
¿Qué pasa el día que quieras irte?
Pregunta explícitamente cómo se exportan los datos y en qué formato. Una respuesta vaga aquí es la señal de alarma más fiable que existe en este sector.
Lo que hay dentro del CRM
Lo que más nos preguntan
¿Qué diferencia hay entre un CRM dental y un software de gestión dental?
El software de gestión se ocupa de lo que pasa dentro de la clínica: agenda, historia clínica, odontograma y facturación. El CRM dental se ocupa de la relación con el paciente antes y después de la visita: de dónde llegó, si respondió, cuándo hay que volver a contactarle y por qué canal. Un CRM dental moderno como Dentanexa reúne las dos cosas en una sola plataforma, de forma que el historial clínico y el historial de conversaciones viven en la misma ficha.
¿Necesita un CRM una clínica de un solo gabinete?
Depende del volumen de primeras visitas. Si entran menos de diez contactos nuevos al mes, una agenda bien llevada puede bastar. A partir de ahí, el problema deja de ser la agenda y pasa a ser el seguimiento: presupuestos que nadie vuelve a mencionar, pacientes que no reservan revisión y llamadas perdidas fuera de horario. Eso es exactamente lo que resuelve un CRM.
¿Puedo migrar los datos de mi programa actual?
Sí. La migración de pacientes, historiales y agenda desde el software anterior está incluida en la puesta en marcha. El equipo revisa antes qué formato exporta tu programa actual para confirmar el alcance.
¿El CRM dental cumple el RGPD con datos de salud?
Los datos clínicos son categoría especial según el artículo 9 del RGPD, así que exigen medidas reforzadas. Dentanexa aloja los datos en servidores de la Unión Europea, registra los accesos y firma el contrato de encargado de tratamiento con la clínica, que sigue siendo la responsable de los datos.
¿Cuánto cuesta un CRM dental?
Los planes de Dentanexa van de 69,99 € a 389,99 € al mes según el tamaño de la clínica y los agentes de IA incluidos, más la cuota de plataforma. Puedes ver el desglose completo en la página de precios.
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