Las llamadas que no cogéis también son pacientes
Un agente de voz atiende cuando el equipo está con paciente, cuando hay pico de llamadas o cuando la clínica está cerrada. Conversa, agenda y deja el resumen escrito en la ficha.
Una llamada perdida no vuelve a llamar
El teléfono sigue siendo el canal principal para pedir cita en una clínica dental, sobre todo entre pacientes mayores de cincuenta años, que suelen ser los de tratamientos de mayor importe. Y es también el canal donde más se pierde: si nadie coge, la persona cuelga y llama a la siguiente clínica de la lista.
Lo incómodo del dato es que esas llamadas no aparecen en ningún informe. No hay un registro que diga «hoy hemos perdido cuatro primeras visitas». Simplemente el teléfono sonó mientras recepción atendía a alguien en el mostrador.
Qué hace cuando descuelga
Identifica quién llama y para qué
Si el número está en la base, recupera la ficha del paciente. Distingue una petición de cita de una consulta de horarios, de una urgencia o de una llamada comercial.
Resuelve o agenda
Consulta la agenda real, propone huecos compatibles con el tratamiento y confirma la cita antes de colgar.
Escala lo que necesita a una persona
Urgencias clínicas, reclamaciones o situaciones delicadas pasan al equipo con el contexto de la conversación, no como un aviso en blanco.
Deja el rastro escrito
Transcripción y resumen en la ficha del paciente. Nadie tiene que escuchar buzones ni reconstruir lo que se dijo.
de las llamadas perdidas se recuperan en clínicas que activan el Phone Agent.
No hace falta ser una clínica grande
El cálculo es sencillo y lo puedes hacer tú: mira cuántas llamadas perdidas registra tu centralita en un mes y estima qué porcentaje eran primeras visitas. Multiplica por el valor medio de un tratamiento inicial en tu clínica.
- Consultas de un solo gabinete sin recepción dedicada
- Clínicas con picos de llamadas a primera hora y al cierre
- Periodos de vacaciones y puentes
- Zonas con pacientes internacionales que llaman en otro idioma
Sobre el Phone Agent
¿Suena a robot?
Usa modelos de voz de última generación, con entonación y pausas naturales. En conversaciones cotidianas de agendar o consultar horarios resulta difícil de distinguir. Aun así, el agente se identifica como asistente de la clínica: no está diseñado para engañar a nadie.
¿Atiende todas las llamadas o solo las que no cogemos?
Como prefieras. Lo habitual es configurarlo para que entre cuando la llamada no se responde en unos tonos, cuando las líneas están ocupadas o fuera del horario de atención. También puede atender todas y pasar al equipo solo lo que requiere criterio humano.
¿Qué hace con los comerciales?
Los identifica y termina la llamada con cortesía sin molestar al equipo. Para muchas clínicas este es, sorprendentemente, uno de los beneficios que antes se notan.
¿Cómo se entera el equipo de lo que se ha hablado?
Al colgar, la llamada queda en la ficha del paciente con transcripción y resumen del caso. Nadie tiene que escuchar un buzón de voz ni descifrar una nota en un pósit.
¿En qué idiomas atiende?
Español, catalán, valenciano, inglés, francés y otros idiomas, algo especialmente útil en zonas costeras con pacientes internacionales.
¿Puede cerrar la cita durante la llamada?
Sí. Consulta la agenda en tiempo real y confirma la reserva antes de colgar, con los mismos criterios de gabinete, profesional y duración que aplicaría una persona de recepción.
Llámanos y habla tú con el agente
Es la forma más honesta de valorarlo. Lo configuramos con tus horarios y tus tratamientos en la demo.
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