Una agenda que entiende cómo trabaja tu clínica
Varios gabinetes, profesionales que rotan, higienistas compartidos y tratamientos que duran lo que duran. Si la agenda no refleja eso, tu equipo acaba haciendo trampas todos los días para que le cuadre.
El problema no es apuntar citas. Es que cuadren.
Cualquier calendario sabe apuntar “Carmen Pérez, jueves a las 11”. El trabajo difícil empieza después: que ese jueves a las 11 haya un gabinete libre, que el doctor que hace endodoncias esté ese día, que la higienista no esté asignada a otro profesional a esa hora y que la cita dure lo que realmente dura una endodoncia y no los treinta minutos por defecto.
Cuando la agenda no modela eso, aparecen los síntomas conocidos: citas que se solapan, pacientes esperando de pie, gabinetes vacíos a las once y saturados a las seis, y una recepción que lleva su propia lista paralela en papel porque no se fía del programa.
Agenda por recursos, no por médicos
La diferencia técnica que lo cambia todo.
Cada gabinete es un recurso
Puedes ver la ocupación por sala y detectar de un vistazo qué gabinete está infrautilizado, que suele ser el dato que nadie mira y el que más margen esconde.
Cada profesional, también
Una cirugía puede reservar doctor, gabinete y auxiliar a la vez. Un higienista puede asistir a doctores distintos según el día sin que haya que duplicar citas.
La duración la marca el tratamiento
Cada tratamiento lleva su duración estándar configurada. Al elegirlo, el hueco se dimensiona solo. Se acaban las citas de treinta minutos que ocupan una hora.
Vista día y semana con color
Códigos de color por tipo de tratamiento o por profesional, y arrastrar y soltar para mover una cita sin abrir tres pantallas.
El hueco que se libera no se pierde
Una cancelación a última hora es un gabinete parado con el coste fijo corriendo. La lista de espera de Dentanexa convierte ese hueco en una oportunidad automática.
- El sistema busca qué pacientes encajan por tratamiento pendiente y disponibilidad
- El Calendar Agent les ofrece el hueco por WhatsApp, por orden
- El primero que acepta cierra la cita: sin llamadas ni intervención de recepción
- Si nadie acepta, el hueco vuelve a quedar visible para venta libre
Y los que sí tienen cita, vienen
Un recordatorio genérico enviado a todo el mundo a la misma hora funciona regular. El recordatorio útil es el que tiene en cuenta el historial del paciente: si es su primera visita, si ha fallado antes, si su tratamiento es largo o si suele responder por la noche.
Esa lógica vive en el Calendar Agent, que además confirma la respuesta y, si el paciente dice que no puede, reagenda en la misma conversación en vez de dejar el hueco vacío. Si quieres el detalle del problema y de las estrategias que funcionan, lo desarrollamos en la guía sobre cómo reducir las ausencias en una clínica dental.
Sobre la agenda
¿Se puede gestionar más de un gabinete y varios profesionales a la vez?
Sí. La agenda está construida sobre el concepto de recurso, no sobre el de profesional. Un gabinete es un recurso, un sillón es un recurso y un higienista también. Eso permite reflejar situaciones reales como una cirugía que ocupa gabinete y doctor simultáneamente, o un higienista que asiste a doctores distintos según el día.
¿La duración de la cita se ajusta sola según el tratamiento?
Sí. Cada tipo de tratamiento lleva asociada su duración estándar, configurable por clínica. Al elegir el tratamiento, el hueco se dimensiona solo, de forma que no se reserva media hora para algo que necesita hora y cuarto.
¿Qué pasa cuando un paciente cancela con poca antelación?
El hueco entra en la lista de espera. El sistema identifica qué pacientes encajan por tratamiento pendiente y disponibilidad declarada, y el Calendar Agent les ofrece el hueco por WhatsApp por orden de idoneidad. Si alguien acepta, la cita se cierra sin que recepción intervenga.
¿Se sincroniza con Google Calendar u Outlook?
Sí. La agenda profesional se puede sincronizar con Google Calendar y Outlook para que el calendario personal refleje la ocupación de la clínica.
¿Pueden los pacientes reservar cita ellos mismos?
Sí, a través de la conversación con el WhatsApp Agent, que consulta la disponibilidad real en el momento y confirma. No es un formulario que deja una solicitud pendiente de revisar: la cita queda cerrada en la agenda.
Enséñanos tu semana peor y te la cuadramos
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